Ansichten in SharePoint Listen und Bibliotheken

Verwenden Sie Ansichten, wenn Personen in Ihrem Team häufig Daten auf eine bestimmte Weise anzeigen müssen. In den Ansichten werden Spalten zum Sortieren, Gruppieren, Filtern und Anzeigen der Daten verwendet. Darüber hinaus können Sie die Anzahl von Elementen festlegen, die gleichzeitig in einer Ansicht angezeigt werden. Dann können z.B. je nach Einstellungen und Geschwindigkeit der Verbindung Listen in Gruppen von 25 oder 100 Listenelementen pro Seite durchsucht werden.

Ansichten bieten die flexible Möglichkeit, eine große Anzahl von Daten in einer Liste oder Bibliothek zu speichern oder nur die gewünschten Informationen auf einen Klick anzuzeigen, z.B. nur die aktuellen Termine in einem Kalender oder die jeweils anstehenden Aufgaben im Projekt für die nächsten Tage.

Bevor Sie eine Ansicht erstellen, können Sie der Liste oder Bibliothek Spalten hinzufügen, um eine größere Flexibilität beim Sortieren, Gruppieren und Filtern der Elemente in der Liste oder Bibliothek zu erzielen. So wäre es beispielsweise möglich, dass Personen nur die Dokumente in einer Bibliothek sehen möchten, die für ihre Abteilung relevant sind, oder dass die Elemente in einer Liste nach Projektnummer sortiert angezeigt werden sollen.

Sie können sowohl persönliche Ansichten erstellen, die nur Ihnen zur Verfügung stehen, als auch öffentliche Ansichten, die für alle verfügbar sind. Für das Erstellen von Ansichten müssen Sie über entsprechende Rechte verfügen.

Wenn Sie eine Ansicht erstellen, müssen Sie zunächst festlegen, auf welchem Ansichtstyp die Ansicht basieren soll, etwa auf:

  • einem vordefinierten Format, z.B. einem Kalender, Gantt, Datenblatt,
  • einer vorhandenen Ansicht,
  • einer benutzerdefinierten Ansicht, die mit dem SharePoint Designer erstellt wurde,
  • mit Microsoft Access erstellten Formularen und Berichten.

Durch das Format wird auch die Information zu den Spalten festgelegt. Bei einer Kalenderansicht muss die Liste oder Bibliothek z.B. Spalten für die Angaben zum Start- und Enddatum der Kalenderelemente aufweisen.

Nicht alle Formate sind für alle Typen von Listen und Bibliotheken verfügbar. Es gibt z.B. Ansichtsformate, die nur für Diskussionsrunden verfügbar sind.

Hinweis: Nach der Erstellung einer Ansicht kann das zugrunde liegende Format nicht mehr geändert werden, z.B. von einem Kalender in eine Gantt-Ansicht.

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