OneDrive for Business ermöglicht die Synchronisation von SharePoint-Bibliotheken mit PC, Tablet, Smartphone und stellt Bibliotheken und darin enthaltene Dokumente damit auch offline zur Verfügung.

 

OneDrive for Business für Offline-Synchronisation mit SharePoint einrichten

  1. Melden Sie sich in Ihrem Projekt oder Projektportal an.
  2. Wählen Sie die Bibliothek, z.B. Planabgabe, die Sie synchronisieren möchten.
  3. Im oberen rechten Bereich finden Sie die Funktion Synchronisieren

OneDrive for Business Datei Bibliothek synchronisieren

  1. Beim Klicken auf den Button erscheint das folgende Auswahlfenster

OneDrive for Business Bibliothek synchronisieren

   Hier können Sie noch auswählen, in welchem Ordner die Offline-Kopie erstellt werden soll.

  1. Nach Klicken des Buttons Jetzt synchronisieren wird auf dem lokalen Rechner im angegebenen Verzeichnis eine Kopie der Dokumente der Bibliothek erstellt.
  2. Im folgenden Fenster können Sie direkt auf den Synchronisations-Ordner im Windows Explorer wechseln.

OneDrive for Business Meldung Synchronisation Windows Explorer

  1. In der Taskleiste finden Sie nach der erstmaligen Synchronisation ein neues Symbol für OneDrive for Business: OneDrive for Business Desktopsymbol.
    Durch Rechtsklick auf das Symbol können Sie verschiedene Funktionen von OneDrive for Business auswählen.

 

Arbeiten mit OneDrive for Business

  • Nach der Ersteinrichtung finden Sie unter den Favoriten in Ihrem Windows Explorer einen neuen Eintrag, mit dem Sie direkt auf die synchronisierten Ordner und entsprechenden Dokumente zugreifen können.

OneDrive for Business Favoriten Ordner anzeigen

  • Im Synchronisations-Ordner symbolisiert ein grüner Haken vor dem Dokument, dass die Dokumente erfolgreich synchronisiert wurden.

OneDrive for Business Explorer Ansicht synchronisierte Elemente

 

  • Neue Dokumente können Sie im Windows Explorer per Drag and Drop in den entsprechenden Ordner kopieren oder verschieben. Es wird  danach ein Symbol mit 2 Pfeilen dargestellt, d.h. das Dokument wird mit der SharePoint Bibliothek synchronisiert. Dies ist auch mit mehreren Dateien möglich.
  • Ebenso können neue Dokumente direkt in der Offline-Bibliothek erstellt bzw. gespeichert werden.
  • Die Bearbeitung der Dokumente kann auch auf dem lokalen Rechner erfolgen. Nach dem Speichern werden diese wieder mit der entsprechenden SharePoint Bibliothek synchronisiert.
  • Bitte beachten Sie, dass Dokumente in Ihrer SharePoint Bibliothek, je nach Einstellung ggfs. noch ausgecheckt sind und Sie diese noch einchecken müssen.
  • Im Menü OneDrive for Business Desktopsymbol können Sie mit Jetzt synchronisieren sofort eine Synchronisierung starten
  • Mit Synchronisierung anhalten können Sie die Synchronisierung unterbrechen und zu einem späteren Zeitpunkt mit Synchronisierung fortsetzen wieder starten

 

Neue Bibliotheken zur Synchronisation hinzufügen

  1. Um weitere Bibliotheken zu OneDrive for Business hinzuzufügen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Symbol OneDrive for Business Desktopsymbol.
  2. Mit neue Bibliothek hinzufügen können Sie weitere Bibliotheken auswählen. Hierzu geben Sie bitte die URL Ihrer Bibliothek ein.

OneDrive for Business URL für neue Bibliothek synchronisieren eingeben

 

  1. Bei Eingabe der URL zu einem Projekt, bekommen Sie eine Auflistung aller Bibliotheken, für die eine Synchronisation möglich ist. Sie können diese dann entsprechend auswählen.

OneDrive for Business Projekt-URL eingeben

  1. Nach Klicken des Buttons Jetzt synchronisieren wird auf dem lokalen Rechner im angegebenen Verzeichnis eine Kopie der Dokumente der Bibliothek erstellt.
  2. Alternativ können Sie weitere Bibliotheken zum Synchronisieren auch aus dem Projekt heraus – wie unter Ersteinrichtung beschrieben – hinzufügen. Ein Ordner kann dann allerdings nicht mehr ausgewählt werden. Die Synchronisation erfolgt als Unterordner in den bei der Ersteinrichtung gewählten Ordner.

 

Synchronisierung der SharePoint Bibliothek mit OneDrive for Business beenden

  1. Um eine SharePoint Bibliothek aus OneDrive for Business zu entfernen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Symbol OneDrive for Business Desktopsymbol.
  2. Mit Synchronisierung eines Ordners beenden können Sie den Ordner wählen, den Sie entfernen möchten.
  3. Bestätigen Sie die Abfrage zum Entfernen des Ordners mit Ja.

 

Hinweis: Der OneDrive for Business Synchronisationsclient muss auf dem Rechner installiert sein. In Office 2013 Professional Plus und Office365 ist dieser bereits integriert und damit automatisch installiert.

 

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