Nachdem eine Vorlage angelegt ist, kann jetzt der erste Arbeitsbereich erstellt werden. Dazu gehen Sie bitte wie folgt vor:

Legen Sie ein neues Element in der Arbeitsbereich-Liste an.

Der Collaboration Manager bietet Ihnen zusätzlich die Möglichkeit, die Vorlagenversionisierung aus der Vorlagenbibliothek zu nutzen. Das bedeutet, dass sowohl aus den neuen Vorlagenversionen als auch durch ursprüngliche Versionen einer Vorlage Arbeitsbereiche erstellt werden können.

Dazu nutzen Sie das Dropdown-Menü rechts neben der ausgewählten Vorlage. Die Ursprungsvorlage ist immer die 1.0. Wenn Sie nach einer Änderung die Vorlage speichern, zählt die Versionsnummer automatisch um eins hoch.

Wenn eine Vorlage so intelligent modifiziert wird, kann sie durchaus in mehreren Versionen sinnvoll genutzt werden.

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Die Erstellung des Arbeitsbereiches dauert mitunter einige wenige Minuten. Aktualisieren Sie Ihren Browser und warten Sie, bis Ihr erstelltes Listenelement eine URL ausgibt.

Es können auch Arbeitsbereiche mit Sonderzeichen erstellt werden, aber achten Sie darauf, dass der Stamm mit regulären Zeichen nicht einem vorher erstellten Arbeitsbereich entspricht.

Die Arbeitsbereiche Projektraum und Projektraum würden zum Beispiel diesem Kriterium entsprechen. Wenn versucht werden würde, den Arbeitsbereich Projektraum zu erstellen, so käme kein Arbeitsbereich zustande, da bereits ein Arbeitsbereich Projektraum existiert.

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Synchronisierung von Arbeitsbereichen

Haben Sie Modifikationen an einem Ihrer Arbeitsbereiche vorgenommen, welche Sie gerne auch in anderen Arbeitsbereichen wiederverwenden möchten, so bietet Ihnen der Smarter Business Collaboration Manager die Möglichkeit, Arbeitsbereiche derselben Vorlage zu synchronisieren.

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Dazu muss in den Websiteaktionen der Vorlagenmanager und hierbei die Vorlagenpflege ausgewählt werden. Klicken Sie auf Arbeitsbereich synchronisieren und der Vorgang wird durchgeführt.

 

Verwalten von Arbeitsbereichen

Mit dem Tab Collaboration Manager in der Liste Arbeitsbereiche können Sie diverse Anpassungen an Ihren Arbeitsbereichen vornehmen. Der Tab Collaboration Manager steht nur den Websitesammlungs-Administratoren zur Verfügung.

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Arbeitsbereich/e löschen

Haben Sie einen oder mehrere Arbeitsbereich/e in der Liste markiert, können Sie den/die Arbeitsbereich/e entfernen. Hierbei wird nicht nur der Eintrag aus der Liste entfernt, sondern auch die dazugehörige Websitesammlung.

Sollte die Datenbank, in der der Arbeitsbereich vermerkt war, durch das Löschen keine Einträge mehr enthalten, so wird auch die Datenbank entfernt.

 

Benutzerzugriff

Diese Funktion erlaubt es Ihnen, eine Personen-Spalte anzulegen, um Ihren Arbeitsbereich besser zu organisieren.

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Der Dialog erzeugt ein SharePoint-Gruppen-Feld, das dem Benutzer erlaubt, SharePoint-Gruppen aus einer Vorlage auszulesen. Der Nutzer kann, wenn er das erzeugte Feld in einer Ansicht platziert, dann bequem auslesen, welche Nutzer in welchen Arbeitsbereichen eingeteilt sind. So lassen sich beispielsweise Projektverantwortliche für jeden Arbeitsbereich anzeigen.

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Ein viel tiefgreifenderer Vorteil ist es, dass die Personen, die so in der Arbeitsbereichsliste zugewiesen worden sind, es auch so im Arbeitsbereich sind. Dadurch können Sie schnell Berechtigungsstrukturen mit einfachsten Mitteln erzeugen und Projekträume angemessen steuern.

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Hierzu ist es notwendig, dass Sie im Benutzerzugriffsdialog die Gruppe, die von den Arbeitsbereichen synchronisiert werden soll, im Textfeld Zielgruppe angeben.

 

Gruppenzugriff

Der Gruppenzugriff ermöglicht es Ihnen, Ihren Arbeitsbereich nach Gruppen zu berechtigen. Hierbei kann eine Vorauswahl getroffen werden, damit bestimmte Gruppen stets enthalten sind.

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Sind die Namen, die Beschreibung und der Inhaltstyp bestimmt, kann eine Zielgruppe, die aus einem Arbeitsbereich stammt, ausgewählt werden. Diese Zielgruppe wird dann mit Benutzern aus den darunterliegenden angehakten Gruppen gefüllt. Das erlaubt es Ihnen, schnell viele Benutzer (zum Beispiel alle aus einer Abteilung) in einem Projektraum zu integrieren.

Weiterhin kann bestimmt werden, ob eine Gruppe vorausgewählt sein soll. Dafür muss die Checkbox aktiviert werden, die nach der Auswahl der Gruppe rechts von der ausgewählten Gruppe erscheint.

Für fortgeschrittene Nutzer:

Das Gruppenzugriffsfeld lässt auch bedingte Gruppen zu. Das heißt, ist eine Mindestanzahl von Gruppen ausgewählt, wird eine weitere Gruppe ausgewählt. Sollten beispielsweise 2 Vertriebsbereiche ausgewählt sein, so schaltet sich automatisch das Vertriebsmanagement ein.

Die Sperrbare Gruppen-Checkbox erlaubt es dem Anwender, Gruppen automatisch zu entfernen, wenn ein Arbeitsbereich gesperrt wird.

 

Projektübergreifende Auswahl

Das projektübergreifende Auswahlfeld bietet Ihnen die Möglichkeit, eine Spalte zu erstellen, um ein Auswahlfeld arbeitsbereichsspezifisch zu erstellen und zu pflegen. Damit können Menüstrukturen erzeugt werden, die je nach Anforderung dynamisch angepasst werden können.

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Legen Sie hierzu ein Feld in der Arbeitsbereichsliste an.

 

Informationswebpart

Eigenschaften aus der Arbeitsbereichsliste können in jedem Arbeitsbereich/jeder Site Collection angezeigt werden. Beispiele sind: Projektleiter, Projektnummer, Beschreibung, Benutzer von bestimmten Gruppen usw. Antragsformular und Informationswebpart:

 

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Sie können nun beim Erstellen und beim Bearbeiten die Auswahl des Arbeitsbereiches angeben.

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Nun sollten Sie in einer Vorlage oder in einem Arbeitsbereich eine Projektübergreifende Auswahl für Vorlagen-Spalte anlegen. Wichtig hierbei ist es, dass Sie in den zusätzlichen Spalteneinstellungen die Site mit dem Collaboration Manager, das Web, die Liste (hier die Arbeitsbereichsliste) angeben sowie das eben erzeugte Auswahlfeld auswählen, um die Verknüpfung mit der projektübergreifenden Auswahl zu ermöglichen.

Theoretisch ist auch eine Verknüpfung zu einer anderen Spalte möglich, jedoch kann Ihnen Smarter Business die korrekte Darstellung der Inhalte dieser Spalte nicht gewährleisten.

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Sobald die Spalte angelegt ist, wird die Auswahl, die Sie in der Arbeitsbereichsliste bestimmt haben, in der Liste oder Bibliothek dargestellt (siehe Arbeitsbereich sperren-Feld).

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So können Sie problemlos Aktionsbereiche für Ihre Vorlagen abgrenzen und zugleich flexibel halten.

Arbeitsbereich sperren-Feld

Mit diesem Feld kann ein Arbeitsbereich gesperrt werden. Diese Funktion arbeitet mit dem Gruppenzugriffsfeld zusammen. Haben Sie die Funktion Bei gesperrten Arbeitsbereichen Gruppen entfernen aktiviert, wird den ausgewählten Gruppen automatisch die Berechtigung für den entsprechenden Arbeitsbereich entzogen.

Gruppen, die nicht in dem Gruppenzugriffsfeld markiert sind, sind nicht von der Sperrung betroffen.

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