Sharxx File Manager – Filename Reader

Mit dem Sharxx File Manager Plugin Filename Reader (Dateiname auslesen) für SharePoint werden Informationen aus dem Dateinamen in definierte Metadatenfelder (Spalten) der Bibliothek übernommen und geprüft. Nicht korrekte Werte werden nicht in die definierten Spalten übernommen und diese Spalten müssen vor dem Einchecken bearbeitet werden.

Einstellungen

Plugin Filename Reader aktivieren

Hierzu muss in der Websitesammlung das Feature „Sharxx File Manager – Filename Reader (Plugin)“ aktiviert sein.

Im Sharxx File Manager wird durch Klick auf die Checkbox bei Aktiv – Filename Reader das Plugin aktiviert und kann konfiguriert werden.

Sharxx File Manager Aktivierung Plugin Filename Reader

Extrahieren der Werte aus dem Dateinamen

  • Trennzeichen
    Das definierte Trennzeichen gliedert den Dateinamen in einzelne Abschnitte. Der Inhalt dieser Abschnitte wird geprüft und bei Korrektheit in die zugewiesenen Felder übernommen.
    Das festgelegte Trennzeichen darf nicht als Wert in einer Spalte verwendet werden.
  • Regulärer Ausdruck (MS.net)
    Der Dateiname kann auch mit Hilfe regulärer Ausdrücke extrahiert werden, wenn ein Trennzeichen nicht ausreicht und Besonderheiten im Dateinamen vorkommen.

Sharxx File Manager Extrahierungsmethode Filename Reader

Muster Dateiname

Wird hier vorab ein Beispieldateiname eingegeben, wird während der Konfiguration der Feldzuweisung sofort der extrahierte Wert und das Musterergebnis angezeigt.

Sharxx File Manager Muster Dateiname Filename Reader

Feldzuweisungen

Jedem durch das Trennzeichen definierten Abschnitt kann eine Spalte der Bibliothek zugeordnet werden

Position – Aufteilung der Abschnitte
Name – Textfeld für eigene Benennung des Abschnittes
Zielfeld – Spalte in der Bibliothek, in die der extrahierte Wert geschrieben werden soll, je nach Spaltentyp werden verschiedene Optionen eingeblendet
Zeichenanzahl – Einschränkungsmöglichkeit bei Übernahme des extrahierten Wertes in eine Spalte vom Typ Text
Muster aus Liste – Sollte es bereits ein Element in der Bibliothek geben, werden hier die extrahierten Werte des ersten gefundenen Elements angezeigt
Extrahierter Wert (Dateiname) – Werte aus Muster Dateiname
Musterergebnis – Anzeige des korrekten extrahierten Wertes mit Symbol oder Fehlermeldung mit Hinweis

Beispiel:

Sharxx File Manager Beispiel Feldzuweisungen Filename Reader

 

Optionen für Zielfelder

Spalte Typ Nachschlagen

Bei Auswahl eines Zielfeldes vom Typ Nachschlagen kann anschließend ein Spalte aus der Liste, in der das Zielfeld nachschlägt, ausgewählt werden.

Sharxx File Manager Feldzuweisung Typ Nachschlagen Filename Reader

Spalte Typ Text

Bei Auswahl eines Zielfeldes vom Typ Text wird mit dem Wert 0 bei Zeichenzahl der ganze Wert zwischen zwei Trennzeichen ausgelesen, ansonsten die Zeichenanzahl die angegeben wird.

Ist die letzte Feldzuweisung ein Zielfeld vom Typ Text, dann wird die Option „Feld mit verbleibenden Daten füllen“ angezeigt, d. h. der komplette Wert nach dem letzten Trennzeichen wird in eine Spalte übernommen.

Sharxx File Manager Feldzuweisung Typ Text Filename ReaderSharxx File Manager Feldzuweisung Typ Text verbleibende Daten Filename Reader

Spalte Typ Datum

Bei Auswahl eines Zielfeldes vom Typ Datum wird eine Auswahlliste der möglichen Kombinationen zur Verfügung gestellt. Die Uhrzeit kann hier ignoriert werden, wenn das Datumsfeld mit „nur Datum“ konfiguriert ist.

Sharxx File Manager Feldzuweisung Typ Datum Filename Reader

Option „Das Setzen der Werte nach dem Upload erzwingen“

Diese Option wird nur benötigt, wenn ein Upload-Tool (Drittanbieter) Werte in eine Spalte schreibt, z. B., den Dateinamen in die Spalte Titel. Das Plugin Filename Reader überschreibt bei aktivierter Option beim ersten Einchecken der Datei diesen Eintrag mit dem extrahierten Wert.

HINWEIS:

Beim Aktivieren des Sharxx File Manager Plugin Filename Reader wird automatisch eine Spalte FMS erzeugt und der Standardansicht hinzugefügt. Diese Icon-Spalte zeigt an, ob alle Werte korrekt ausgelesen werden konnten oder nicht.

Im Video:

Wie konfiguriere ich das PlugIn Filename Reader

Wie nutze ich das PlugIn Filename Reader

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