Sharxx File Manager – FileRenamer

Mit dem Sharxx File Manager Plugin FileRenamer (Dateiname umbenennen) für SharePoint werden Dateinamen nach dem Einchecken durch die Inhalte definierter Metadatenfelder umbenannt.

Einstellungen

Plugin FileRenamer aktivieren

Hierzu muss in der Websitesammlung das Feature „Sharxx File Manager – FileRenamer (Plugin)“ aktiviert sein.

Im Sharxx File Manager wird durch Klick auf die Checkbox bei Aktiv – FileRenamer das Plugin aktiviert und kann konfiguriert werden.

Sharxx File Manager Aktivierung Plugin FileRenamer

Feldzuweisungen

Definieren der Quellfelder, aus denen Inhalte in den Dateinamen übernommen werden sollen, die Inhalte können durch Angabe eines Trennzeichens in Abschnitte aufgeteilt werden.

Position und Trennzeichen – Aufteilung in Abschnitte
Quellfeld – Spalte in der Bibliothek, aus der der Inhalt in den Dateinamen übernommen wird.
Zeichenanzahl – Einschränkungsmöglichkeit der Inhaltlänge, z. B. bei einem Quellfeld vom Typ Text
Muster aus Liste – Sollte es bereits ein Element in der Bibliothek geben, werden hier die Inhalte des ersten gefundenen Elements angezeigt
Muster Dateiname – Anzeige des neuen Dateinamens

Beispiel:

Sharxx File Manager Beispiel Feldzuweisungen FileRenamer
Check out erzwingen, wenn Dateien hochgeladen werden….

Diese Option verhindert das automatische Einchecken von Dateien, sollte nicht in Verbindung mit Drittanbietertools verwendet werden.

Normale Felder (Kein Pflichtfeld) dürfen während des Umbenennens leer sein

Diese Felder werden als „leer“ akzeptiert und vom Sharxx File Manager nicht geprüft.

Renamer nur einmal für jedes Listenelement ausführen

Ist diese Funktion aktiv, werden Dokumente nur beim ersten Einchecken bearbeitet. Sollten sich bei einem späteren Ein- und Auscheckvorgang Metadaten ändern, wird der Dateinamen nicht erneut angepasst.

Dateien, die während des Umbenennens an einer existierenden Datei angehängt wurden, müssen…

Bei aktivierter Versionsverwaltung werden Dokumente mit demselben Dateinamen als neue Version an bestehende Dokumente angehängt. Dies geschieht automatisch. Mit dem Aktivieren der Option muss der Benutzer das neue Dokument manuell einchecken und wird u.a. darauf aufmerksam gemacht, dass eine Version erstellt und angehängt wurde.

Workflow starten…

Bei Verwendung von Workflows kann hier festgelegt werden, wann welcher Workflow startet.

Im Video:

Wie konfiguriere ich das PlugIn Renamer

Wie nutze ich das PlugIn Renamer

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