Sharxx File Manager – Validation

Mit dem Sharxx File Manager Plugin Validation für SharePoint können Regeln definiert werden, ob und/oder in welcher Reihenfolge Metadatenwerte beim Hochladen von Dokumenten verwendet werden dürfen. Wenn beim Hochladen ein Wert nicht der in der Validierung hinterlegten Regel entspricht, erscheint ein Hinweis und die Datei kann nicht eingecheckt werden.

Einstellungen

Plugin Validation aktivieren

Hierzu muss in der Websitesammlung das Feature „Sharxx File Manager – Validation (Plugin)“ aktiviert sein.

Im Sharxx File Manager wird durch Klick auf die Checkbox bei Aktiv – Validation das Plugin aktiviert und kann konfiguriert werden.

Sharxx File Manager Aktivierung Plugin Validation

Validierungsregeln

Sind Werte verschiedener Metadatenspalten voneinander abhängig, kann eine Hauptregel mit einer oder mehreren Unterregeln definiert werden.

Listenfeld(er) – Auswahl der Spalte, dessen Wert geprüft werden soll, bei einer Spalte vom Typ Nachschlagen gibt es weitere Einschränkungsmöglichkeiten
Validierungstyp – Festlegung der Validierung
Inhaltstyp – Numerisch oder Alphanumerisch

Beispiel:

Sharxx File Manager Beispiel Regeln Validation

 

Optionen für Validierungsmodus

Einmaliger Wert

Der Wert der Spalte darf für das Element noch nicht verwendet worden sein.

Größer als vorheriger Wert

Der Wert muss im Vergleich zur letzten Version des Elementes erhöht werden.

Gleichen Wert erlauben

Festlegung, ob eine neue Version mit gleichem Wert erlaubt ist oder nicht

Bei einer Regel ist diese Option sofort verfügbar. Werden Unterregeln erstellt, steht diese Option bei der Unterregel zur Verfügung

Beispiel für die Validierung anhand Index und Status in einem Planmanagement

Voraussetzungen:

Es muss auf den Index validiert werden, jedoch muss die Möglichkeit der Metadatenänderung gegeben sein. Bei jedem Index gibt es verschiedene Werte für den Planstatus. Auch bei diesem muss eine Änderung der Metadaten möglich sein.

Konfiguration:

Index und Status sind beides Spalten vom Typ Nachschlagen
In beiden Listen werden Elemente verwendet, deren Validierung weder numerisch noch alphanumerisch sortiert werden können
Erstellung einer zusätzlichen Spalte Reihenfolge in jeder Liste, die die Wertigkeit der Kürzel definiert, s. Screenshots

Sharxx File Manager Liste Index Validation

Sharxx File Manager Liste Status Validation

Die Hauptregel hat das Listenfeld Index und bezieht sich auf die Spalte Reihenfolge mit Validierungstyp „Größer als vorherige Werte“.

Die Unterregel für den Status hat das Listenfeld Status und bezieht sich auf die Spalte Reihenfolge mit Inhaltstyp numerisch mit Validierungstyp „Größer als vorherige Werte“ und Gleicher Wert erlauben, wenn Datei unverändert ist.

Zusätzlich kann je Regel eine benutzerdefinierte Fehlermeldung hinterlegt werden.

Mit dieser Validierung können nur Pläne mit demselben Index eingestellt werden, wenn der Status sich erhöht. Sobald ein höherer Index das erste Mal eingestellt wird, kann der Status wieder niedriger sein.

z. Beispiel: In der Bibliothek ist ein Plan mit Index 09 (Reihenfolge 9) und dem Status PR (Reihenfolge 2) vorhanden
Die nächste Dokumentversion (neue Datei) kann den Index 09 haben, jedoch nur, wenn der Status sich auf FG für Freigabe (Reihenfolge 3) ändert usw.

Hinterlassen Sie einen Kommentar