Sharxx O2S – Arbeiten mit einer Liste oder Bibliothek

Hinzufügen von Elementen zu einer Liste

Wählen Sie die gewünschte Liste im SharePoint Explorer aus und erhalten Sie dadurch den Workspace in Microsoft Outlook.

Sharxx O2S Dokumente

Mittels Drag and Drop oder über den Link Neu können neue Elemente zu der Liste hinzugefügt werden. Die vorhandenen Elemente können einzeln aber auch als Gruppe selektiert werden. Wenn Sie mittels Neu einen Eintrag erstellen, bekommen Sie außerdem die im SharePoint hinterlegten Inhaltstypen zur Auswahl.

 

Sharxx O2S Dokumente neu

Sharxx O2S neuer Ordner

Sharxx O2S Ordner erstellt

 

Wie bereits erwähnt, stehen beim Anlegen von neuen Elementen auch die Inhaltstypen von SharePoint  zur Verfügung. Diese Funktion beinhaltet die Inhaltstypen von Ordnern, Dokumenten und Listeneinträgen (Elementen).

Hochladen von mehreren Dokumenten

Mittels Drag and Drop lassen sich bequem mehrere Dokumente in eine Dokumentenbibliothek hochladen. Anschließend können die Eigenschaften bearbeitet werden.

 

Sharxx O2S Eigenschaften bearbeiten fertig
Sharxx O2S Dokumente hochladen Metadaten

Beim Hochladen von mehreren Dateien, gibt es 3 Möglichkeiten die Attribute (Metadaten) für die Dateien zu setzen.

  • Attribute für jede Datei manuell setzen (Standard)
  • Die gleichen Attribute für die folgende Datei vorschlagen
  • Die gleichen Attribute für alle restlichen Dateien verwenden

 

Sharxx O2S Dokumente hochladen Attribute setzen

 

Funktionen bei Listenelementen

Sharxx O2S Funktionen Listenelemente

 

Öffnen: Öffnet das ausgewählte Dokument mit dem dafür vorgesehenen Standardprogramm

Element anzeigen: Das Element wird durch die DisplayForm.aspx der Liste angezeigt

Element bearbeiten: Das Element wird durch die EditForm.aspx der Liste angezeigt

Auschecken: Das Dokument wird ausgecheckt

Datei kopieren: Kopiert das Element/die Elemente in die Zwischenablage

Link zur Datei kopieren: Kopiert die URL des Elements/der Elemente in die Zwischenablage

E-Mail Datei: Öffnet das Fenster zum Senden einer E-Mail, die Datei wird als Anhang angefügt

E-Mail Link zur Datei: Öffnet das Fenster zum Senden einer E-Mail, der Hyperlink zu der Datei/die Hyperlinks zu den Dateien wird/werden in das Textfeld der E-Mail eingefügt

Kopie herunterladen: Öffnet einen Download-Dialog zum Herunterladen der Datei/en bzw. des ganzen Ordners

Element löschen: Löscht die ausgewählten Elemente (Hinweis: Die Elemente werden tatsächlich auf Ihrem SharePoint gelöscht, nicht nur in der Anzeige im SharePoint Explorer.

Zusätzliche Features bei Listenelementen

O2S (SharePoint Explorer) ist perfekt in MS Office integriert, so dass verschiedene zusätzliche Funktionen möglich sind, so können z.B. Bilder mittels Drag and Drop aus einer Bild- oder Dokumentenbibliothek direkt in MS Word gezogen werden oder Dokumente aus SharePoint direkt als Attachements bei neuen E-Mails in MS Outlook angefügt werden.

Sharxx O2S Bilder Word einfügen

 

Pfeil nach unten

 

Sharxx O2S Zusammenarbeit Office

 

Views

Der SharePoint Explorer übernimmt auch die erstellten Ansichten für Listen oder Bibliotheken und ermöglicht das Wechseln zwischen den Ansichten. Standardmäßig wird die im SharePoint festgelegte Default-View dargestellt.

 

Sharxx O2S Views

 

Beispielansicht mit Gruppen im SharePoint Explorer

Sharxx O2S Dokumente gruppiert

Beispielansicht mit Filter im SharePoint Explorer

Die Filtereigenschaft im Sharxx O2S ist ein praktisches Tool, um die Anzeige von Elementen effizient einzuschränken. Der SharePoint Explorer kann nicht nur nach mehreren unterschiedlichen Feldern filtern, sondern gleichzeitig auch nach mehreren verschiedenen Werten innerhalb der Felder.

Sharxx O2S Dokumente filtern

 

Die Felder, welche als Filter herangezogen werden, sind durch das Filtersymbol neben dem Namen des Feldes gekennzeichnet. In diesem Fall wurde nach einem Wert von Dokumentenart sowie von Dokumentendatum gefiltert:

Sharxx O2S Dokumente gefiltert

Beispielansicht mit Sortierung im SharePoint Explorer

Sharxx O2S bietet auch die Möglichkeit, die Einträge in der Liste nach einem bestimmten Feld zu sortieren. Dies kann auf- oder absteigend erfolgen und wird durch einen Pfeil neben dem Feld, welches als Sortierkriterium herangezogen wird, dargestellt. Im folgenden Screenshot wurde aufsteigend nach Dokumentendatum sortiert.

 

Sharxx O2S Dokumente sortiereno2s_pfeil

Sharxx O2S Dokumente sortiert

 

Hinterlassen Sie einen Kommentar