Sharxx Reprobestellung

Mit der Sharxx Reprobestellung können Bestellungen erzeugt und an einen Reprodienst zugewiesen werden. Die Bestellungen werden in einer eigenen Liste erstellt und der Reprodienst kann die Dokumente zur Verarbeitung herunterladen.

Feature Sharxx Reprobestellung aktivieren

Hierzu muss in der Websitesammlung das Feature „Sharxx Reprobestellung“ aktiviert werden.

Sharxx Reprobestellung Websitesammlungsfeature aktivieren

 

Erstellung Repro Bestellliste

Über Einstellungen – App hinzufügen kann eine neue Repro Bestellliste angelegt werden

Sharxx Reprobestellung Liste hinzufügen

 

Der Listenvorlagentyp ist Sharxx Repro Bestellliste

In der Vorlage Sharxx Repro Bestellliste sind bereits vordefinierte Spalten für eine Reprobestellung vorhanden.
Die Spalten können je nach Anforderung eigenständig definiert werden. Hier ein Beispiel:

Sharxx Reprobestellung Listenspalten

 

Hinweis:

Beim Anlegen der Liste werden vordefinierte Spalten angelegt. Die Spalte Reprodienst wird bei Aktivierung der E-Mail Benachrichtigung verwendet und sollte nicht gelöscht werden.

Konfiguration der Reprobestellung

Quell-Bibliotheken

In den Einstellungen der neu erstellten Liste unter Kommunikation – Sharxx Reprobestellung werden die Quellbibliotheken für die Reprobestellungen definiert und die Rechte für den Reprodienst festgelegt.

Sharxx Reprobestellung Einstellungen

Auswahl der gewünschten Bibliothek und Klick auf Dokumentbibliothek hinzufügen

Sharxx Reprobestellung Quelllisten hinzufügen

Rechte für Reprodienst setzen

Hier können auch neue Rechte für den Reprodienst gesetzt und die vorhandenen Zuweisungen entfernt werden

Sharxx Reprobestellung Einstellungen Rollen Rechte

Speichern der Konfiguration.

Benachrichtigung für den Reprodienst

Die Erweiterten Listeneinstellungen E-Mail beim Zuordnen eines Besitzers werden automatisch auf Ja gesetzt, so dass der Reprodienst eine Benachrichtigung über die Bestellungen erhält.

Der Vorgang erfolgt über die dazugehörige Spalte Reprodienst (interner Name: AssignedTo).

Sharxx Reprobestellung E-Mail Benachrichtigung

Hinweis

Werden Änderungen an einer bestehenden Bestellung vorgenommen, kann dies beim Reprodienst (trotz unterschiedlichen Betreffs) falsch interpretiert werden.

Neue Inhaltstypen

Durch die Aktivierung der Reprobestellung auf eine Bibliothek, wird automatisch ein neuer Inhaltstyp erstellt. Dieser enthält eine Spalte (Spaltenname=Quell-Bibliotheksname) mit der auf die Dokumente der Quell-Bibliothek nachgeschlagen wird. Somit kann der Reprodienst einen Mehrfachdownload durchführen, ohne Rechte auf die Quell-Bibliothek zu besitzen.

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