Sharxx Verteiler

Mit dem Sharxx Verteiler ist es möglich, Dokumente und Listenelemente direkt im SharePoint auszuwählen und an Benutzer oder Gruppen im SharePoint zu versenden. Der Empfänger erhält eine Benachrichtigung darüber, dass Dokumente bzw. Elemente an ihn verteilt wurden.

Feature Sharxx Verteiler aktivieren

Hierzu muss in der Websitesammlung das Feature „Sharxx Verteiler“ aktiviert werden.

Sharxx Verteiler Aktivierung Feature

Durch die Aktivierung wird in den Websiteeinstellungen der Websitesammlung ein neuer Konfigurationsabschnitt Sharxx Verteiler angezeigt.

Sharxx Verteiler Websiteeinstellungen

Websiteeinstellungen – Sharxx Verteiler Einstellungen Registerkarte Allgemein

 

 

  • Website auf der sich Listen des Verteilers befinden (sollen)
    Hier werden die Listen erstellt, die für die Verteilung notwendig sind. Sind die Listen bereits vorhanden, werden diese verwendet.
  • Quellliste für Kontakte
    Die externen Kontakte in dieser Liste können beim Verteilen ausgewählt werden
  • SharePoint-Gruppe um Personenauswahl einzuschränken
    Hier kann eine SharePoint-Gruppe aus der Websitesammlung ausgewählt werden, um die Auswahl der Benutzer im Feld Empfänger auf diese einzuschränken. Wird hier keine Gruppe ausgewählt, sind alle Benutzer der Websitesammlung als Empfänger auswählbar. Diese Konfiguration eignet sich, um unerwünschte Benutzerkonten (wie z.B. Service-Accounts des SharePoint) aus der Funktion auszuschließen
  • SharePoint-Gruppe, welche die globalen Verteilergruppen verwalten können
    Hier kann eine SharePoint-Gruppe aus der Websitesammlung ausgewählt werden, die dann globale Verteilergruppen erstellen und bearbeiten kann
  • Gültigkeitsdauer der Links in Tagen
    Hier wird definiert, wie lange verteilte Links an externe Kontakte gültig und somit das verteilte Dokument geöffnet werden kann
  • Kopie an mich als Standardeinstellung aktivieren
    Ist diese Option aktiviert, wird jede Nachricht in Kopie auch an den Absender gesendet. Diese Option ist kann aber beim Verteilen vom Absender abgewählt werden

Websiteeinstellungen – Sharxx Verteiler Einstellungen Registerkarte Dokumentenrechte

 

  • Websiteeinstellungen:
    Durch Aktivierung der Option „Berechtigungen festlegen“ und Auswahl der Berechtigungsstufe erhält jeder Empfänger, der noch keine Rechte auf das verteilte Dokument besitzt, die Rechte der ausgewählten Berechtigungsstufe.
  • Listeneinstellungen:
    Hier gibt es drei Optionen – Websiteeinstellungen, Listeneinstellungen und keine
    – Websiteeinstellungen: Empfänger erhalten die Rechte der Berechtigungsstufe auf die verteilten Dokumente, die in den Websiteeinstellungen festgelegt wurden
    Listeneinstellungen und Auswahl der Berechtigungsstufe: Es können hier oder direkt in den Listeneinstellungen einer Bibliothek über Sharxx Verteiler andere Berechtigungsstufen definiert werden. Wenn die Einstellungen direkt in der Liste gemacht werden, wird diese Festlegung in den Websiteeinstellungen angezeigt und umgekehrt.
    – keine: Empfänger erhalten durch die Verteilung keine Rechte, wenn sie nicht bereits Rechte besitzen.

Sind alle Einstellungen wie gewünscht vorgenommen, übernehmen Sie die Konfiguration durch einen Klick auf Speichern.

HINWEIS: Individuelle Dokumentberechtigungen sollten gut überdacht sein, da dies die Administration und die Übersicht auf Zugriffsberechtigungen erschwert. Bei aktivierter Option „Berechtigungen festlegen“ sollte die Aktivierung der Option „Rechte nur setzen, wenn benötigt“ bevorzugt werden > Vererbung beenden und Recht explizit setzen wird nur durchgeführt, wenn der Benutzer noch keinen Zugriff durch berechtigte Gruppen oder explizite Elementrechte besitzt. (empfohlen). Des Weiteren wirkt sich eine individuelle Einzelberechtigung von Dokumenten auch auf die Performance aus.

Websiteeinstellungen – Sharxx Verteiler Einstellungen Registerkarte E-Mail-Vorlagen

Hier können Sie eigene Vorlagen für die Verteilernachricht erstellen

Persönliche Verteilergruppen

Standardmäßig werden die Berechtigungen auf diese Liste vererbt, evt. müssen die Rechte auf diese Liste angepasst werden, so dass Benutzer hier eigene Elemente erstellen und diese ändern dürfen.

Signatur

Standardmäßig werden die Berechtigungen auf diese Liste vererbt, evt. müssen die Rechte auf diese Liste angepasst werden, so dass Benutzer hier eigene Elemente erstellen und diese ändern dürfen.

Listeneinstellungen – Sharxx Verteiler Registerkarte Allgemeine Einstellungen

Sharxx Verteiler Listeneinstellungen Allgemeine Einstellungen

Mit dieser Einstellung wird festgelegt, welche Rechte die Empfänger bei der Verteilung von Dokumenten aus dieser Liste auf die Dokumente erhalten. Die aus den Websiteeinstellungen, eigene über Listeneinstellung und Festlegung der Berechtigungsstufe oder keine.

Listeneinstellungen – Sharxx Verteiler Registerkarte Automatische Verteilung

Sharxx Verteiler Listeneinstellungen Automatische Verteilung

Hier kann über verschiedene Definitionen und Festlegungen, Setzen von Nachrichtenwerten und Verwendung von Platzhaltern zu bestimmten Events eine automatische Verteilung von Dokumenten konfiguriert werden.

 

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