Automatische Verteilung im SharePoint Projektraum nach Regeln

Im SharePoint Projektraum kann für Dokumente eine automatische Verteilung von Links oder Aufgaben zu Dokumenten anhand fester Regeln gewünscht sein. Diese Anforderung kann durch eine Konfiguration mit den Produkten Sharxx File Manager, Smart Action Pro und Smart Alert Pro umgesetzt werden. Im Konfigurationsbeispiel werden Nachrichten mit Links zu Plänen aus der Bibliothek Planabgabe je nach Fachbereich und evt. Festlegung von Index- und Statuswerten an verschiedene Benutzer verteilt.

Konfigurationsschritte

Neue Liste Matrix

In dieser Liste werden die Regeln hinterlegt, aufgrund deren verteilt wird.

  • Anlage aller notwendigen Spalten, die in der Regel zur Festlegung der Verteilung benötigt werden.
  • In diesem Beispiel sind das folgende Spalten:
    Jeweils eine Spalte Fachbereich, eine Spalte Index und eine Spalte Status vom Typ Nachschlagen auf die jeweiligen Listen und auf die Spalte, in der auch in der Bibliothek Planabgabe nachgeschlagen wird, kein Pflichtfeld und Mehrfachauswahl
    Eine Spalte Empfaenger vom Typ Person oder Gruppe, kein Pflichtfeld und Mehrfachauswahl, Auswahl aus Benutzer und Gruppen
  • Aktivierung der Versionierung über die Versionsverwaltungseinstellungen

Neue Liste Planverteiler

In dieser Liste werden die verteilten Elemente angezeigt.

  • Anlage aller notwendigen Spalten, die als Info in der Verteilung zum Dokument mit gegeben werden sollen.
  • In diesem Beispiel sind das folgende Spalten:
    Empfänger, Absender, Index, Status

Einstellungen im Sharxx File Manager in der Bibliothek Planabgabe

  • Erstellung eines additional Fields welches den Plancode, den Index, den Status und die Dateiendung enthält, z. Beispiel DownloadEndung
  • Erstellung einer Aktion im Plugin ActionRules. Über diese Aktion werden Elemente in der Liste Planverteiler erstellt.
    Registerkarte Bibliothek: Zuweisung der Filterfelder im aktuellen Projekt auf die Liste Matrix mit Zuweisung der Filterfelder
    Registerkarte Global: Eine Aktion mit der Zielliste Planverteiler ohne die Option „Nur auf neue Dateien anwenden“
    Durch Klick auf die Schaltfläche Aktualisieren ganz rechts, werden durch diese Aktion in der Liste Matrix und Planverteiler automatisch Spalten angelegt.

Zuweisung Filterfelder ActionRules

Neue Aktion Planverteiler ActionsRulesAnpassungen in der Liste Matrix

Eventuell kann es erforderlich sein, dass in der Liste einige Anpassungen gemacht werden, wie z. Beispiel die Spaltensortierung, Umbenennung von Spalten, bei Verwendung mehrerer Sharxx File Manager Aktionen ggf. eine Gruppierung nach der Spalte Actions in der Standardansicht.

Anpassungen in der Liste Planverteiler

In der vom Sharxx File Manager automatisch angelegten Spalte Source Library Planabgabe wird in der Spalte DownloadEndung nachgeschlagen
Falls gewünscht können die automatisch erstellen Spalten umbenannt werden, z. Beispiel:
Source Library Planabgabe -> Planabgabe
Rule List Matrix -> Matrix
Anpassung der Standardansicht falls gewünscht

Aktion Planverteiler in der Liste Planverteiler mit Smart Action Pro

Neue Spalte Planverteiler mit einer Mailadresse für evt. Meldungen

Allgemeine Einstellungen:

SmartAction AutoVerteilung Allgemeine Einstellungen

Erweiterte Einstellungen:

SmartAction AutoVerteilung Erweiterte Einstellungen

Aktionseinstellungen:
Über Aktionen können die Spalten in der Liste mit Werten aus dem verteilten Dokument gefüllt werden

SmartAction AutoVerteilung Aktionseinstellungen

keine Bedingung notwendig

Benachrichtigung in der Liste Planverteiler mit Smart Alert Pro

In der Benachrichtigung bei AN die Spalte Empfänger aus der Liste auswählen und die Option „Artikel wurde hinzugefügt“ aktivieren.
Die weiteren Optionen wie gewünscht anpassen und evt. eine Mailvorlage für die Automatische Verteilung erstellen.

 

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